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Assistant de Direction H/F

État de l’offre : Nouveau
Type de contrat : Intérim
Expertise :
Secteur d’activité : Administratif

CVA IPEC recrute, pour l’un de ses clients, acteur majeur du secteur de l’énergie, un/une assistant(e) de direction.

Vos missions :

GESTION
• Saisie et suivis des bons de commande et factures diverses de la direction DRMD dans le respect des procédures MS/AFR. S’assure de la refacturation aux filiales lorsque de besoin.
• Assure le suivi du Budget de l’ensemble de la Direction et analyse les écarts
RH
• Suivi et gestion des absences dans self PH7, interface avec RH pour arrêts de travail, congés, maternité. Mise à jour des listes collaborateurs pour rattachement auprès de leur nouvelle entité.
• Création et suivi d’une base « personnel de la DMKRD ». Assure les démarches administratives et accueille les nouveaux arrivants (alternants, stagiaires, intérimaires etc.)
• Mise à jour des listes de diffusion (DG, DC..), organigramme de la Direction, des fiches de nomination de DMKRD pour la RH AFR, des pouvoirs et fiches de postes des nouveaux arrivants pour la Gouvernance,…
• Suivi des évènements familiaux (naissances, mariages, décès) des collaborateurs de la DMKRD (+30 personnes)
avec actions (achats et envois de cadeaux, messages personnalisés, envois de fleurs….).
• Est en charge des mouvements, déménagements, travaux en relation avec le responsable hébergement

EVENEMENTS
• Préparation et organisation du Séminaire bi annuel de la DMKRD.
• Préparation et organisation, en liaison avec une société extérieure, de la Convention des Directeurs Commerciaux (200 personnes pendant quatre jours).
• Suivi et reporting des sessions de formation animées par le personnel de la DMKRD ; organisation des sessions si localisées à Paris, interface avec SMR/Campus et AFR/RH.

ASSISTANCE
• Apporte son assistance auprès du Directeur, des Chefs de Département et de leurs équipes afin d’assurer le bon fonctionnement de la direction
• Gère l’agenda du Directeur et organise le classement des dossiers.
• Organise l’ensemble des missions principalement en Afrique (Suivi et reporting)
• Assure le suivi et la gestion des retours de missions / Notes de frais dans le respect des procédures MS/AFR
• Veille à la transmission des faits marquants auprès du Secrétariat Général, des dossiers pour les sujets Codir.
• Création et mise à jour de documents de communication pour la DMKRD (présentation des activités, plans d’actions, photothèque), création des supports pour les séminaires de zones, organisation et suivi des réunions périodiques avec les zones.

SUIVI PERFORMANCE RESEAU
• Elabore et met à jour le Retail Dashboard mensuel

CONTEXTE ET ENVIRONNEMENT
• Environnement culturel diversifié sur le périmètre Afrique.
• Périmètre de la Direction Marketing Réseau et Digital

FINALITES

• Assister le Directeur Opérationnel Afrique DMRD et son équipe au quotidien dans, notamment, leurs tâches administratives, la gestion des agendas et la logistique des déplacements nationaux et internationaux. Faciliter la vie quotidienne de l’équipe : organiser l’accueil des nouveaux, gérer les fournitures, les réunions d’équipe etc.

PROFIL REQUIS
• Connaissances des outils bureautiques (MS Office, SAP, Outlook)
• Maîtrise de l’anglais
• Rigueur
• Sens de l’anticipation et réactivité
• Grand sens de l’organisation et des priorités
• Sens du service, de la responsabilité, de la réactivité
• Bon relationnel

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